Оформление документов при работе с договором строительного подряда

Важность документального оформления в строительстве не нуждается в обосновании: все это понимают, но когда дело доходит до выяснения обстоятельств, оказывается, что никаких актов не составлено.

1.     Преддоговорные процедуры.

В Европейском праве отдельно оговорена возможность предъявления иска о возмещении убытков за вступление в переговоры с ненадлежащими целями. Правда, в российском праве напрямую такие права для потерпевшей стороны не предусмотрены, но в недалёком будущем такое, возможно, будет предусмотрено и в нашем праве.

Обсуждение договора, как правило, начинается с коммерческого предложения. К нему нужно подходить с точки зрения дальнейшего подтверждения действительности договорённостей: попросите представителей партнёра прислать предложение в письменном виде за подписью директора, причём желательно – не по факсу. Между прочим, если такое предложение будет оформлено надлежащим образом, то есть будет содержать все существенные условия договора, то такое предложение уже называется офертой, которая по Гражданскому кодексу РФ безотзывна и связывает предложившего заключить договор с того момента, как мы её получили. Если мы отправим в ответ письмо с подтверждением: мы согласны, договор уже будет считаться заключённым. Правда, для строительного подряда ещё необходимо передать техническую документацию, но это правило действует не всегда. В России мы не привыкли пока к таким отношениям, а за рубежом это нормальная практика: заключение договора путём обмена письмами.

Следующий этап – запрос дополнительных документов. Все документы, предложения пусть присылают с сопроводительным письмом, за подписью директора. Впоследствии мы сможем с помощью этих писем подтвердить истинные намерения сторон.

Наконец, проводятся переговоры. Рекомендуется все переговоры фиксировать на диктофон – явно или тайно – это не важно, в большей мере это пригодится нам самим для уяснения ситуации в случае конфликта. Наконец, по итогам переговоров стоит составить протокол, в котором отразить – что обсуждалось, к какому результату пришли.

2.     Заключение договора.

Договор имеет право подписывать только генеральный директор. Это касается как нашей организации, так и контрагентов – если от имени заказчика пытается заключить договор коммерческий директор, необходимо вежливо попросить его предъявить доверенность. Эта доверенность должна быть приложена к договору.

Проект договора обязательно нужно согласовывать с юристом и бухгалтером.

Достаточно простая рекомендация, но она спасала не раз в спорных ситуациях. Если договор печатается на 2-х страницах, то лучше свести их на один лист. Если получается больше 2-х листов, надо подписывать каждый лист договора. Иначе в один прекрасный день вы можете увидеть в цене договора совершенно новые цифры.

Договор должен быть подписан с обеих сторон одновременно. 18/11/04 будет рассматриваться дело, где сторона потребовала назначения химической экспертизы документа, утверждая, что подпись одной стороны была произведена на 2 года позже другой. Конечно, можно возражать против этого довода с точки зрения права, но лучше не допускать вообще возможности постановки такой проблемы.

Часто директор не нужен на каждом этапе выполнения договора, и для этого имеет смысл составить отдельный перечень лиц, которые могут подписывать акты, расписываться в журнале работ и т.д. Такой перечень, как мы увидим, может оказаться полезным впоследствии.

3.     Исполнение договора.

Его условно можно разделить на три этапа: начало работ, когда стороны дружат и довольны друг другом, выполнение работ, когда появляются взаимные претензии и сдача-приёмка работ, когда начинаются скандалы.

Из-за того, что на первом этапе, как мы отметили, между сторонами наблюдается полное взаимопонимание, бдительность притупляется и стороны вместо того, чтобы готовиться к суду, наивно предполагают, что дружба всё победит.

Итак, по одному из договоров мы задались рядом вопросов, касающихся начальной стадии выполнения работ. Вот вопросы и полученные на них ответы. Когда представлена техническая документация подрядчику – акта сдачи-приемки нет

Подписывался ли акт о передаче стройплощадки подрядчику - нет

Оплачены ли подрядчиком коммунальные и прочие платежи- нет, все оплачивал заказчик

А теперь посмотрим, как это выглядит в судебном заседании. Мы требуем взыскать с подрядчика неустойку за просрочку сдачи работ. Ответчик ссылается на то, что мы ему несвоевременно передали строительную площадку. Между судом и нами произойдёт следующий диалог:

- Истец, что скажете на доводы ответчика?

- Мы передали строительную площадку своевременно.

- Чем можете подтвердить, где письменные доказательства?

- Честным словом, больше ничего нет, но пусть ответчик подтвердит, что мы просрочили передачу стройплощадки.

- Ответчик, что скажете – есть подтверждения просрочки?

Для суда невозможно в данном случае выяснить истину – когда именно была передана площадка. Однако решение должно быть вынесено в любом случае, и раз мы не можем установить материальную истину, мы должны устанавливать т.н. формальную истину. А она достигается при помощи разного рода предположений и – самое главное – распределения бремени доказывания. На ком лежала обязанность передать площадку по акту? На заказчике. Следовательно, если подрядчик заявляет, что заказчик не выполнил своё обязательство, то именно заказчик должен доказать, что на самом деле выполнение произошло.

С передачей технической документации всё сложнее. Дело в том, что если документация на строительство не передана вместе с договором, то договор строительного подряда считается в большинстве случаев незаключённым. Как ни странно, но значительная часть имеющихся у нас договоров просто по этому основанию может быть аннулирована – техническая документация согласовывается только теперь. Более того, если уж смотреть в корень, то такая ситуация чревата осложнением отношений с Федеральным лицензионным центром: ведь выполняя работы без утверждённой документации, мы совершаем административное правонарушение, за которое (при неоднократной поимке за руку) нас можно лишить лицензии. Вот и получается, что выполняя работы без проектно-сметной доументации мы попадаем в рабскую зависимость от заказчика: стоит ему только написать соответствующее письмо в Федеральный лицензионный центр и начнётся показательный процесс лишения лицензии.

Вот насколько важны эти пункты – передача стройплощадки и проектно-сметной документации. Вообще исполнение любого обязательства между юридическими лицами должно подтверждаться письменными доказательствами, это правило вытекает из ст. 160 Гражданского кодекса РФ. То есть если в договоре предусмотрено какое-то обязательство, прежде чем брать его на себя – подумайте, как его исполнение можно будет подтвердить в случае конфликта.

Повальное явление – отсутствие журнала работ. Это как будто стало нормой, а между тем это грубое нарушение не только строительных норм и правил, но и порядка ведения бухгалтерского учёта, поскольку альбом унифицированных форм утверждён Роскомстатом в соответствии с законом о бухгалтерском учёте.

Мелочи однако достаточно проверить хотя бы договоры с госзаказчиками, и окажется, что журнал работ не ведётся. При желании очень просто проследить цепочку: отсутствие журнала работ – нарушение п. 1.1.4 Санитарных норм и правил «Организация строительства» (он, правда, отменён с 19/04/2004) – нарушение условий лицензирования (несоблюдение строительных норм), нарушение ст. 9.4 Кодекса об административных правонарушениях – лишение лицензии + штраф 10000 рублей за каждое нарушение. При желании нарушений можно будет набрать по каждому договору.

Особенно это важно для сдачи-приёмки работ. В какой момент работа выполнена? Многим кажется, что это связано со съёмом лесов, передачей стройплощадки, наконец, когда положен последний кирпич. Но из зала суда всё видно через призму одного документа – акта приёмки выполненных работ, иначе говоря – КС-3. Дата, указанная в нём, и будет датой окончания строительства. Поэтому важно – если документы получены с опозданием, а на них «по недосмотру» стоит дата месячной давности – знайте: контрагент пытается уклониться от ответственности за просрочку, и если мы подписываем ему акт выполненных работ задним числом, значит, мы дарим ему сумму неустойки за этот период, а значит, лишаемся возможности хоть как-то компенсировать свои убытки по договору.

Именно таким образом и нужно строить разговор: мы дарим неустойку – а что мы получим взамен? Уменьшение цены по договору подряда? Например, подписав задней датой акты, полученные в июле от одного из подрядчиков, мы подарили ему 50 дней просрочки, которые составляют 2,5 % от невыполненных работ, а это 120000 неустойки.

Если мы являемся подрядчиками – то вне зависимости от того, о ком идёт речь – нужно взять за правило: все предусмотренные договором документы в полном комплекте должны направляться либо почтой, либо под расписку генеральному директору. Лично ему, потому что никаких секретарей для суда не существует. Вот 22/11/04 будет рассматриваться дело по иску подрядчика, который акт выполненных работ сдал секретарю в приёмной директора. А мы (ответчик) заявляем: а чья подпись на акте? Где её расшифровка, кто получил, от имени кого, где полномочия? К сожалению, к нам поздно обратились, поэтому пришлось отменять уже принятое решение, и направлять дело на новое рассмотрение. Вот здесь-то и может пригодиться тот согласованный список ответственных сотрудников, о котором мы упоминали выше. Мы об этом прямо не заявляем, а на самом деле – это доверенность этим гражданам на представление интересов заказчика, значит, они имеют полномочия на подписание акта, пусть подпишут – дальше мы уже разберёмся в суде. Многие думают, что главное на акте – печать. Это не так: главное – подпись уполномоченного лица, если она есть, печать не обязательна. Это, конечно, будет некоторым нарушением с точки зрения бухгалтерии, но для суда по поводу взыскания цены договора подряда – достаточно.

Если акт отправляется почтой, значит это должно быть ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении. Вот пример из Обзора дел по договору строительного подряда Высшего арбитражного суда.

8. Основанием для возникновения обязательства заказчика по оплате выполненных работ является сдача результата работ заказчику.

При разрешении данного спора было установлено, что подрядчик не известил заказчика о завершении работ по договору и не вызвал его для участия в приемке результата работ. Поэтому подрядчик не мог ссылаться на отказ заказчика от исполнения договорного обязательства по приемке работ и требовать их оплаты на основании одностороннего акта сдачи результата работ, так как фактически объект в установленном порядке заказчику не передавался.

То есть в суде мы должны будем доказать, что мы известили, вызвали для участия в приёмке работ, а заказчик не явился. Тогда акт будет подписан в одностороннем порядке и работы будут считаться принятыми, а только принятые работы дают право подрядчику на взыскание подрядной цены.

Часто спрашивают: а что, если по почте придёт чистый лист бумаги вместо актов или прочих документов?

Такое бывает, и нередко. Вообще для таких случаев рекомендуется всю без корреспонденцию, за которую нужно расписываться, вскрывать в присутствии почтальона. Принесли заказное письмо – нужно сразу понимать, что его принесли не просто так, на него потратили деньги именно для того, чтобы у отправителя на руках осталось доказательство вручения вам какого-то документа. Если при вскрытии наличные документы не соответствуют описи или лежит не относящийся к делу документ, немедленно составляйте акт об отсутствии документов, на котором должна быть подпись почтальона и штемпель почты. С этими документами можно будет доказать, что в конверте ничего не было. Дополнительных пошлин почта за это не берёт, а для нас будет спокойнее.

Наконец, работы выполнены, акты подписаны. Имеет смысл ещё раз просмотреть все условия договора: не осталось ли невыполненных пунктов. Имеется ввиду не только соответствие КС-2, 3 сметам, но и такие обязанности, как освобождение строительной площадки от мусора, уборка техники, оплата коммунальных расходов. Если это предусмотрено в договоре, то нужно либо подписать соответствующие акты, либо составить общий акт, в котором стороны зафиксируют, что все обязательства друг перед другом выполнены, и претензий нет. Перед этим целесообразно провести сверку расчётов по бухгалтерии, ещё раз окинуть взором не только строительную документацию, но и такой важный документ, как счёт-фактуры. Обычно после закрытия договора их подшивают в дальнюю папку, и они там лежат до ближайшей выездной налоговой проверки, а потом начинаются проблемы с ошибками в идентификационном номере налогоплательщика, адресе, каждая из которых является основанием для отказа в возмещении налога на добавленную стоимость. Но это уже другая история.